5. Mudanças sempre ocorrem! Veja onde e quando encaixar!

As mudanças em projetos de software são normais, pois pela natureza mutável do software o cliente identifica novas necessidades à medida que ele vê a aplicação funcionando. Há uma grande resistência dos gerentes em aceitá-las, ou pior, aceitam e não trata essas mudanças de forma adequada, gerando mais atrasos no cronograma e comprometimento do orçamento. É sobre essa segunda opção que gostaria de falar com vocês.
Mais do que aceitar uma mudança no projeto, é preciso saber como conduzi-la. Não basta incorporar e sair fazendo para entregar logo ou agradar ao cliente!
Vamos partir do pressuposto que você já tem os baselines de escopo, prazo e custo estabelecidos e aprovados pelo cliente.
Podemos tratar a gestão de mudanças em cinco passos e que detalhamos a seguir:
1 – Identificar os envolvidos que podem aprovar mudanças;
2 – Estabelecer um fluxo para tratar as mudanças;
3 – Registrar todas as mudanças;
4 – Fazer a análise de impacto da mudança;
5 – Replanejar o projeto.
O primeiro passo é identificar aqueles que podem aprovar mudanças no projeto, seja de escopo, prazo ou custo, pois nem sempre são as mesmas pessoas. Negociar um novo prazo com um cliente que não tem essa autonomia pode gerar conflitos inesperados no seu projeto.
No segundo passo deve ser estabelecida uma rotina para tratar as mudanças. Crie um fluxo de gestão de mudanças, apresentado e acordado entre todos na reunião de Status Report, para controlar as mudanças.
O terceiro passo é registrar todas as mudanças. Não é para sair fazendo tudo que pedem, mas criar um registro único para controlar as solicitações.  Nem para dar o prazo da mudança na mesa de reunião.
O quarto passo é fazer a análise de impacto. Mas em que consiste isso? Uma vez registrada a mudança, o gerente deve se reunir com a equipe e verificar o quanto a mudança afeta os baselines, quais os riscos envolvidos, verificar se a mudança pode ser incluída agora, em uma próxima versão ou em um novo projeto e gerar uma lista de opções. Com isso em mãos, leva para avaliação interna (muito provável com seu chefe!) e, uma vez alinhado internamente, apresentar as opções para avaliação e aprovação do cliente.
O quinto e último passo é replanejar o projeto de acordo com a decisão tomada junto com o cliente e gerar os novos baselines para controle contínuo de novas mudanças que virão.
Parecem tarefas simples de se fazer, mas não são. Tudo depende da temperatura do projeto, da fase em que o projeto se encontra, do perfil do cliente, da habilidade de negociação do gerente de projetos e do apoio que o gerente tem junto a sua alta direção, porque uma boa gestão de mudanças é o maior desafio de um gerente de projetos.

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